Privacy Policy
Privacy Policy
Identiteit van verwerkingsverantwoordelijke
Vlaams Instituut voor Biotechnologie VZW, met maatschappelijke zetel te Rijvisschestraat 120, 9052 Gent, ondernemingsnummer 0456.343.923, (hierna “VIB”, “we” of “ons”), treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Deze algemene privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) bevat essentiële informatie over de wijze waarop VIB, als verwerkingsverantwoordelijke, uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, inclusief voor welke doeleinden, voor hoe lang en wat uw rechten als betrokkene. De Privacyverklaring is van toepassing op alle websites die verbonden zijn aan VIB, zoals www.vib.be maar ook alle websites die geïdentificeerd kunnen worden aan de hand van volgende samenstelling: www.(...).sites.vib.be.
Mocht u na het zorgvuldig lezen van deze Privacyverklaring nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via de contactgegevens in sectie 8 hieronder.
Toepasselijke wetgeving
VIB verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te verwerken en te beschermen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder Verordening 2016/679 van het Europees parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46 EG (“AVG”) alsook nationale of internationale wet – of regelgeving waarmee de Algemene Verordening Gegevensbescherming wordt ingevoerd of aangevuld en eventuele toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.
Voor de toepassing van deze verklaring hebben begrippen zoals “persoonsgegevens”, “verwerkingsverantwoordelijke”, “verwerken”, betrokkene” de betekenis die daaraan wordt gegeven in de toepasselijke wetgeving voor de bescherming van persoonsgegevens.
Verwerken van persoonsgegevens
Contactformulier of correspondentie |
Door het contactformulier op de website in te vullen, stemt u ermee in dat VIB uw naam, e-mailadres en uw vraag of bericht verwerkt. Als u rechtstreeks contact met ons opneemt (per e-mail, telefoon of brief), zullen wij uw contactgegevens en de inhoud van deze correspondentie verwerken. We gebruiken deze informatie alleen om uw vraag of bericht voldoende af te handelen.
|
Interne en externe communicatie |
Bij het uitsturen van interne en externe communicatie, verwerkt het VIB uw naam, voornaam, emailadres en bedrijf indien u extern bent. VIB verzamelt deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming en met het doel u relevante informatie te sturen en u op de hoogte te houden van onze de laatste ontwikkelingen bij het VIB. Gerechtvaardigd belang kan ook als rechtsgrond gebruikt worden als de voorwaarden van de toepasselijke wetgeving nageleefd worden.
Onze interne en externe communicatie bevat ook zogenaamde ‘trackingpixels’. Een trackingpixel is een miniatuurafbeelding die toelaat een statistische analyse van de impact van een marketingcampagne te maken, bv. om te controleren of de e-mail met de interne/externe communicatie is geopend. De persoonsgegevens die via deze pixels worden verzameld, worden opgeslagen en geanalyseerd met het doel de vorm en inhoud van de communicatie te optimaliseren en de inhoud in de toekomst beter af te stemmen op uw interesses.
Deze persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden.
|
Sales en marketing |
VIB kan uw naam en contactgegevens voor direct marketing campagnes gebruiken om u te informeren over promoties met betrekking tot de producten en diensten die VIB levert, en om potentiële toekomstige klanten te contacteren. We kunnen de gegevens ook gebruiken om gerichte aanbiedingen te doen. We sturen deze mededelingen of plaatsen de advertenties op basis van het rechtmatige belang van VIB, als we merken dat u geïnteresseerd bent in, of baat zou kunnen hebben bij onze diensten of producten.
|
Enquête / feedback |
Op basis van het legitiem belang van VIB, kunnen we uw contactgegevens gebruiken om de aangeboden services te beoordelen, te evalueren en te verbeteren.
Voor dit doel kunnen we vragenlijsten of klantonderzoeken sturen, of u vragen om ons feedbackformulier voor klanten in te vullen.
|
Sociale media plug-ins |
De VIB websites integreren plug-ins van sociale mediakanalen zoals Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Youtube en Vimio.
Vanaf het moment dat u onze website bezoekt, verzenden deze sociale plug-ins informatie naar het externe platform over uw apparaat, welke pagina’s u bezoekt en hoe u onze services gebruikt. De plug-ins worden verwerkt ongeacht of u een account hebt.
|
Evenementen |
In het kader van evenementen verzamelen en gebruiken wij uw naam, voornaam, geslacht, aanspreking, emailadres, telefoonnummer, functie, bedrijf en adres voor algemene administratie- en organisatiedoeleinden, bijvoorbeeld promotionele pre-, tijdens en post- communicatie, aangezien we uw gegevens nodig hebben voor de planning en logistiek, om u te factureren, om u een klantendienst te verlenen in verband met het evenement, en de algemene administratie van uw aanwezigheid op het evenement (o.a. deelnemerslijsten opstellen). De rechtsgrond die we hiervoor gebruiken is noodzaak ter totstandkoming of uitvoering van een contract.
Op evenementen wordt er beeldmateriaal gemaakt dat kan gebruikt worden om onze diensten te promoten en om toekomstige evenementen te promoten op onze website, sociale media kanalen en in marketingmateriaal. U wordt op de hoogte gesteld als wij van plan zijn een evenement te fotograferen/filmen, bijvoorbeeld in de uitnodiging en op borden bij de ingang van het evenement. De rechtsgrond die hiervoor gebruikt wordt is gerechtvaardigd belang. U kan steeds bezwaar uitdrukken tegen het gebruik van het beeldmateriaal voor bovenvermelde doeleinden.
|
Sollicitaties |
VIB verwerkt de CV, naam, voornaam, functie, motivatie, persoonlijkheidskenmerken, salarisverwachtingen, jobevolutie, geboortedatum, nationaliteit, werkervaring, referenties en publicaties van sollicitanten in het kader van aanwervingsprocedures. Wij moedigen u sterk aan om geen gevoelige persoonsgegevens te vermelden in uw motivatie of CV wanneer u solliciteert bij het VIB. Deze gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming.
Als u niet in aanmerking komt voor een functie en wij geen interesse hebben om uw profiel op te nemen in ons aanwervingsreserve, garanderen wij dat uw persoonsgegevens verwijderd worden ten laatste 4 weken na het afronden van de aanwervingsprocedure.
Wanneer wij interesse hebben om u op te nemen in ons aanwervingsreserve, zullen wij uw toestemming hiervoor vragen die 1 jaar geldig blijft.
Als u wordt aangenomen, houden wij uw persoonsgegevens bij voor zolang dit noodzakelijk is in functie van de tewerkstelling.
|
Sponsorwerving
|
VIB doet aan sponsorwerving in verband met conferenties en evenementen. Wij verwerken uw naam, voornaam, emailadres, facturatiegegevens, bedrijf, afdeling en functietitel op basis van ons gerechtvaardigd belang. |
Optimaliseren van de website |
Op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze website te optimaliseren, kan het VIB uw gedrag op de website (bv. kliks, tijd gespendeerd op de website, type browser, etc.) analyseren. Als er toestemming vereist is voor deze activiteit, zullen we die eerst vragen alvorens te starten met deze activiteit.
|
Opvolgen van relaties met leveranciers en klanten
|
Om onze relaties met klanten en leveranciers te beheren verwerkt VIB naam, voornaam, emailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, stortingen, domiciliëring en BTW-nummers. Wij verwerken deze persoonsgegevens ter uitvoering of totstandkoming van een contract. Deze gegevens worden bijgehouden tot 10 jaar na het eerstvolgende eindejaar na de laatste opdracht.
|
Opleidingen en trainingen |
VIB organiseert opleidingen en trainingen voor medewerkers en externen. Hiervoor kunnen wij uw naam, voornaam, emailadres, telefoonnummer, jobtitel, centrum, universiteit, departement en nationaliteit verwerken. Deze persoonsgegevens worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract met de deelnemers.
|
Met wie zal uw data gedeeld worden?
In de volgende gevallen kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden:
- Tussen de verschillende vestigingen van VIB, voor het geval deze overdracht vereist is voor het leveren van onze producten of diensten in overeenstemming met het vooraf bepaalde doel.
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe serviceproviders waaraan VIB bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. In ieder geval zijn ze beperkt tot het verwerken van uw persoonsgegevens in overeenstemming met onze instructies en zal indien nodig een verwerkingsovereenkomst worden gesloten, zodat zij verplicht zijn om te voldoen aan alle verplichtingen die zijn vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
- Persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met een partner met wie we samenwerken om een evenement te organiseren.
- Als dit vereist is door toepasselijke wetten of voorschriften.
Wanneer uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte doorgestuurd worden naar een derde land dat geen adequaatheidsbesluit geniet van de Europese Commissie, dan garanderen wij dat we passende waarborgen zullen implementeren om deze internationale doorgifte te beveiligen, zoals het afsluiten van Standaardcontractbepalingen met de contractspartij in het derde land in kwestie. VIB onderzoekt ook bij elke internationale doorgifte of er bijkomende technische, organisatorische of contractuele waarborgen geïmplementeerd moeten worden ter aanvulling op de Standaardcontractbepalingen om een afdoend beschermingsniveau tot stand te brengen.
Hoe lang wordt uw data bijgehouden?
VIB bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben verzameld, bijvoorbeeld voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nakomen van een wettelijke verplichting. De bewaartermijnen verschillen met betrekking tot het type verwerkingsactiviteit en het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld.
Persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld langer worden bewaard als daartoe een wettelijke of reglementaire reden bestaat, of korter indien het betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en indien er voor ons geen legitieme reden meer is om ze te bewaren.
Wij garanderen dat wij slechts beperkte toegang zullen verlenen tot gearchiveerde gegevens en dat wij uw persoonsgegevens zullen verwijderen of anonimiseren als de bewaartermijn is verstreken.
Rechten in verband met persoonsgegevens
In overeenstemming met de bepalingen van de AVG, kunt u de volgende rechten uitoefenen:
RECHT |
BESCHRIJVING |
Recht op informatie |
U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt (in het bijzonder welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond). De Privacyverklaring die u nu leest, beoogt precies dit te doen.
|
Recht op inzage |
U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en om een kopie van de persoonsgegevens te vragen.
|
Recht op rectificatie |
U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren, of onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.
|
Recht op gegevenswissing |
U kunt verzoeken om wissing van de persoonsgegevens die over u worden bewaard. Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen kan niet altijd worden ingewilligd, bijvoorbeeld vanwege contractuele of wettelijke verplichtingen.
|
Recht op bezwaar |
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als de verwerking plaatsvindt op grond van het gerechtvaardigd belang of op grond van het algemeen belang van VIB dat uw gegevens verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing doeleinden, heeft u een absoluut recht om bezwaar te maken tegen deze verwerkingsactiviteit.
|
Recht op beperking van de gegevensverwerking |
U hebt het recht om in bepaalde situaties beperking van de verwerking te verkrijgen, bijvoorbeeld als u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, gedurende een periode die VIB in staat stelt de juistheid te verifiëren.
|
Recht op gegevensoverdraagbaarheid |
U hebt het recht om de u betreffende persoonsgegevens, die door VIB worden verwerkt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
|
Recht om een klacht in te dienen |
In geval van problemen, moedigen wij u aan om contact op te nemen met VIB om tot een minnelijke schikking te komen. Indien u echter van mening bent dat een minnelijke schikking niet mogelijk of wenselijk is, kunt u gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.
|
Indien de afhandeling van uw verzoek onredelijke maatregelen vereist (bijv. het is technisch of organisatorisch vrijwel onmogelijk of extreem kostbaar), dan kan VIB u een redelijke vergoeding in rekening brengen in het licht van de administratieve kosten die met de afhandeling van het verzoek gepaard gaan. VIB kan ook weigeren verzoeken te behandelen die buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter.
U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar onze Data Protection Officer (“DPO”) via het volgende emailadres privacy@vib.be. We zullen uw verzoek afhandelen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
Beveiliging
Wij hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang of bekendmaking van uw persoonsgegevens aan derden en enige andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens te voorkomen.
Wij hebben alles in het werk gesteld om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te waarborgen van de informatiesystemen en -diensten waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Al onze werknemers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de privacy en veiligheid van uw gegevens te respecteren.
Contactgegevens
Indien u nog vragen heeft bij deze Privacyverklaring voor evenementen, gelieve ons dan te contacteren op privacy@vib.be zodat wij u verder kunnen helpen.